Apakah kantormu menggunakan mesin absensi? Tentu saja kamu tidak asing dengan alat yang satu ini. Mesin absensi adalah alat yang sangat penting bagi perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan mereka. Kamu sebagai karyawan pun pasti mendapatkan banyak kemudahan dari penggunaan mesin absensi ini. Tapi siapa sangka, mesin absensi juga rentan mengalami beberapa masalah yang dapat mengganggu pengoperasiannya. Kamu perlu tahu nih apa yang menyebabkan masalah tersebut dan bagaimana cara penanganannya agar masalah segera teratasi dan absensimu kembali tercatat. Secara garis besar, masalah yang terjadi bisa disebabkan oleh 2 hal, yaitu :
Masalah dari Karyawan :
1. Karyawan absen dengan sidik jari yang tidak terdaftar
Hal pertama yang memungkinkan kamu tidak bisa absen adalah karena kamu absen menggunakan sidik jari yang tidak terdaftar. Hal ini tentunya menyebabkan masalah dalam mencatat absensimu dan memerlukan waktu tambahan untuk menemukan sidik jari mana yang benar-benar terdaftar di mesin absensi. Jadi diinget baik baik ya jangan sampai lupa, masa yang terdaftar sidik jari telunjuk tapi absennya pakai jari kelingking hehe.
2. Sidik jari karyawan tidak terbaca dengan benar
Ada beberapa faktor yang menyebabkan mesin absensi sulit untuk mengidentifikasi sidik jari. Contohnya seperti sidik jari yang kering, kotor atau basah. Jika sidik jari tidak bisa terbaca dengan benar oleh mesin absensi, maka menyebabkan kecacatan dalam absensi dan pastinya kamu butuh waktu tambahan untuk melembabkan, membersihkan atau mengeringkan sidik jarimu agar keseluruhan pola sidik jarimu bisa terbaca oleh mesin absensi.
3. Karyawan mengalami perubahan sidik jari
Jika sidik jarimu mengalami perubahan, misalnya karena luka, maka akan sangat memungkinkan kalau mesin absensi tidak bisa mengenali sidik jarimu. Karena jika jari mengalami luka atau tergores, sidik jarimu tidak terlihat dalam data sidik jari yang terdaftar di mesin. Jadi sebaiknya, jika mengalami luka atau tergores, lakukan registrasi ulang sidik jarimu untuk memperbarui data yang tersimpan di mesin. Meskipun memakan banyak waktu di awal registrasi, tapi ke depannya absensimu tidak akan bermasalah lagi.
Masalah dari Mesin Absensi :
1. Mesin absensi tidak berfungsi
Apa ada yang pernah mengalami kondisi mesin yang macet, nyala mati sendiri atau bahkan mati total? Kondisi mesin yang tidak berfungsi ini bisa jadi disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu adaptor yang tidak terpasang dengan benar dan data absensi yang overload. Akibatnya suplai daya listrik pada mesin absensi menjadi tidak stabil, ditambah dengan data yang sudah overload bikin kondisi mesin makin nggak karuan.
Untuk menanganinya, kamu bisa ganti dengan adaptor yang baru dan backup data absensi ke komputer lalu menghapus data yang ada di mesin jika memang sudah tidak ada space yang tersisa. Tapi jika kedua faktor tersebut sudah mempengaruhi hardware mesin ke masalah yang lebih serius, maka sebaiknya panggil teknisi yang berpengalaman untuk memperbaiki masalah tersebut.
2. Mesin absensi lambat hingga tidak bisa menerima absensi
Mesin absensi menjadi lambat hingga tidak bisa menerima absensi bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :
A. Permukaan sensor
Pertama yang harus dilakukan adalah memeriksa permukaan sensor mesin absensi. Jika sensor terlihat kotor atau buram maka dapat menghambat mesin absensi untuk membaca sidik jari atau kartu. Jadi seringlah membersihkan sensor dengan kain yang lembut atau bisa juga dengan lap mikrofiber berulang kali hingga bersih.
B. Kapasitas penyimpanan data
Tiap mesin absensi memiliki batas kapasitas yang berpengaruh ke sistem mesin. Semakin banyak data yang tersimpan, maka semakin lama juga proses identifikasinya. Jadi pastikan sering mengecek kapasitas mesin dan baiknya menghapus data yang sudah didownload secara berkala agar kinerja mesin tidak terlalu berat. Jangan keburu muncul peringatan “No more space” duluan baru dihapus ya, kasian mesinnya 😥.
3. Tampilan mesin absensi yang tidak sesuai
Masalah lain yang muncul di mesin absensi adalah tampilan mesin absensi tidak sesuai atau tidak jelas, misalnya seperti ketidaksesuaian jam dan tanggal yang mengakibatkan masalah dalam penghitungan jam kerja dan gaji. Yang bisa kamu lakukan adalah cek menu pengaturan tanggal dan waktu, lalu sesuaikan dengan zona waktu wilayahmu. Jika keesokan harinya mesin kembali mengalami ketidaksesuaian, maka kemungkinan kendala berasal dari baterai c-mos yang perlu diganti di service center tempatmu membeli mesin absensi tersebut.
4. Mesin absensi tidak terkoneksi ke komputer
Masalah yang satu ini paling sering dialami oleh pengguna mesin absensi, kamu salah satunya ya? Biasanya masalah ini sering terjadi saat kamu pindah komputer. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah cek kabel jaringanmu apakah lepas atau putus. Jika kamu menggunakan koneksi WiFi pastikan sudah terkoneksi dengan mesin absensi. Kemudian lakukan pengaturan ulang IP komputer dari dinamis ke statis, lalu samakan IP software dengan IP mesin absensimu.
5. Mesin absensi rentan terhadap manipulasi
Sebagian mesin absensi masih ada yang hanya bisa didownload menggunakan flashdisk. Meskipun fitur ini terhitung jadul, tapi nyatanya memang inilah yang paling familiar. Saking familiarnya, ada saja oknum karyawan yang nakal dan menemukan celah untuk memanipulasi mesin absensi. Semoga kamu bukan salah satunya ya 😥. Hal ini tentunya tidak menguntungkan untuk semua pihak, karena selain menyebabkan masalah dalam perhitungan jam kerja dan gaji, kalau kamu adalah karyawan yang rajin bukankah ini terasa tidak adil?
Dalam mengatasi masalah di mesin absensi, penting untuk tetap tenang dan tidak memaksakan solusi yang tidak tepat, itulah sebabnya kantormu harus memilih mesin absensi yang canggih dan terpercaya seperti mesin absensi Revo WFV-208BNC dari Fingerspot. Dengan menggunakan mesin absensi Revo WFV-208BNC ini dijamin tidak akan mengalami masalah yang sama, karena mesin ini memiliki teknologi biometrik super canggih yang memungkinkan kamu untuk melakukan absensi dengan Wajah dan Vena Telapak Tangan. Selain mempercepat proses absensi, data absensimu juga jadi lebih aman dan terlindungi tanpa harus khawatir lagi dicurangi oleh orang lain. Percayakan absensi kantormu dengan mesin Absensi Revo WFV-208BNC yang bisa langsung kamu dapatkan di kantor distributor Fingerspot terdekat dari lokasimu.