Adanya perubahan trend dari waktu ke waktu dengan kecepatan arus informasi dalam dunia bisnis yang berjalan dinamis, menjadikan perusahaan mau tidak mau juga harus bertransformasi ke sistem digital. Sistem digital membantu kita lebih menghemat banyak waktu, yang bisa kita adaptasi dengan mempertimbangkan pengalaman yang dirasakan karyawan (employee experience) dan salah satu yang dimaksudkan adalah menggunakan absensi online.
Mengapa perusahaan harus mempertimbangkan employee experience? Karena pada alur digitalisasi diberbagai bidang industri, karyawan akan berhadapan dengan user / customer yang memiliki pengetahuan akan sistem yang efektif, cepat dan ringkas. Jika dalam proses tersebut karyawan gagal melayani pelanggan yang seperti demikian, eksistensi perusahaan tidak bisa diharapkan baik.
Sistem kerja digital dibiasakan memanfaatkan dan berhadapan dengan teknologi informasi. Oleh karena itu membiasakan karyawan dalam menghadapi perubahan sangatlah penting, terlebih jika perusahaan yang masih menerapkan sistem konvensional. Maka perlu berusaha keras untuk dapat menerapkan sistem kerja digital ini.
Salah satu langkah tepat yang bisa diambil perusahaan dengan membiasakan menerapkan sistem absensi digital atau yang bisa kita katakan sebagai presensi online. Mengapa demikian? karena presensi adalah hal pertama yang dilakukan karyawan saat masuk kerja. Dengan mengambil contoh sistem absensi online ini, karyawan dapat beradaptasi dengan penggunaan teknologi.
Dalam penerapan sistem ini, HRD perlu mengupayakan berbagai cara. Dapat memberi contoh di lingkungan karyawan itu sendiri, dengan menunjuk pimpinan atau atasan dengan cara berikut ini :
- Penyadaran Perubahan
Sifat dasar manusia dituntut untuk menghadapi perubahan. Jika tidak mau mengikuti perkembangan jaman, juga dapat berdampak pada perusahaan. Hasilnya perusahaan tidak akan bertahan. Maka dari itu tahapan utama yang bisa dilakukan adalah dengan penyadaran. Sadar bahwa ketika karyawan tidak bisa mengikuti perkembangan, maka pekerjaannya dapat digantikan dengan software. Karena itu pimpinan atau manajer perusahaan perlu menyadarkan bahwa perubahan yang dihadapi perusahaan ini penting, dan karyawan memegang peran besar atas keberhasilan ini. Saat karyawan sadar bahwa perlu adanya perubahan, maka transisi digital akan berjalan mudah.
- Menginspirasi
Tahapan selanjutnya setelah karyawan sadar akan perubahan, maka langkah selanjutnya memberikan contoh atau inspirasi kepada karyawan. Menginspirasi karyawan juga bisa membawa dampak besar. Adanya perubahan yang dilihat oleh karyawan dapat menjadi panutan dan secara otomatis mereka akan termotivasi untuk melakukan hal positif tersebut.
Contohnya melihatkan kepraktisan menggunakan absensi online. Pimpinan atau karyawan yang ditunjuk sebagai contoh, bisa melakukan absensi di hadapan karyawan yang sedang mengantri absensi di mesin absensi. Berikan informasi bahwa penggunaan absensi online menghindarkan dari antrian absensi di fingerprint, karena absensi bisa dilakukan sendiri di ponsel masing-masing. Lebih praktis dan tetap tercatat secara realtime.
- Memberikan Fasilitas
Setelah tahu keuntungan yang didapat dari teknologi baru absensi ini, karyawan akan lebih memilih cara tersebut. Disinilah peran HRD memberikan fasilitas dan training dengan sistem absensi online ini. Jika karyawan sudah terbiasa menggunakan sistem online, maka transisi perusahaan akan jauh lebih mudah, sehingga perusahaan dengan cepat dapat menyesuaikan diri.Kesimpulan : Perubahan cara absensi di perusahaan terlihat simple, namun dengan demikian perusahaan secara tidak langsung membiasakan karyawannya untuk menggunakan sistem berbasis online. Bagi HRD sendiri, Anda bisa menggunakan suatu sistem yang memudahkan pengelolaan HR yang memiliki manfaat lengkap salah satunya yang mencangkup absensi seperti absensi online Fingerspot.iO. Layanan ini membantu Anda tingkatkan produktivitas kerja karyawan dan mengefisiensi manajemen personalia perusahaan.